こんにちは！

MOS試験(2019・365対応)、カーボンニュートラル検定試験会場でもあり、教育訓練給付金制度も利用できるパソコン教室！「長岡天神駅」から徒歩8分のハロー！パソコン教室　西友長岡校のインストラクターの永見です。

2月後半になると、
「急に仕事が忙しくなった」
「毎日残業になってしまう」
そんな声が事務職の方から多く聞かれるようになります。

業務量が増える時期ではありますが、
実は仕事が終わらない原因が、Excelの使い方にあるケースは少なくありません。

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■ 事務職のExcel業務は“時間がかかりやすい”

事務職の仕事は、
Excelを使った作業が中心になることが多く、

• データ入力

• 表の修正

• 集計・確認

• 毎月・毎年同じ形式の資料作成

といった作業を日常的に行います。

この中で、
自己流のExcel操作が積み重なると、
気づかないうちに作業時間がどんどん長くなってしまいます。

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■ 「とりあえず入力」が仕事を遅くしている

仕事が終わらない事務職の方に多いのが、
表の完成形を考えずに
「とりあえず入力から始める」Excelの使い方です。

• 後から列を追加する

• 修正のたびに表が崩れる

• 並び替えや集計がしづらい

こうした状態になると、
修正作業に時間がかかり、
仕事がなかなか終わらなくなります。

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■ コピーや手入力がミスと残業を増やす

Excelで、
コピー・貼り付けや手入力を多用していませんか？

このやり方は一見早そうに見えますが、

• 入力ミス

• 計算ミス

• 確認・修正の増加

につながりやすく、
結果的に残業の原因になってしまいます。

Excelは、
数式や基本機能を使うことで、
作業を正確かつ効率的に進められるソフトです。

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■ 仕事が早い事務職はExcelの「基本」を理解している

仕事が早い事務職の方は、
難しい関数を多用しているわけではありません。

• 正しい表の作り方

• 数式の考え方

• 並び替え・集計の基本操作

こうしたExcelの基礎を理解し、
安定して使っています。

その結果、
忙しくなっても作業スピードが落ちにくく、
ミスも少なく済みます。

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■ 2月後半はExcelを見直す最後のチャンス

2月後半は、
年度末前の「準備期間」です。

ここでExcelの使い方を見直しておくことで、
3月の繁忙期に
「終わらない」「間に合わない」と
焦る場面を減らすことができます。

「今さら基本なんて…」と感じる内容ほど、
実は一番仕事を楽にしてくれるポイントだった、
ということも少なくありません。

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■ 事務職の実務に合わせたExcel指導を行っています

長岡京市の当パソコン教室では、
事務職の方が日常業務で使うExcel操作を中心に、
実務目線の個別指導を行っています。

• 業務内容に合わせたレッスン

• 分からない部分だけを重点的に解説

• 自己流になっている操作の見直し

そのため、
「作業が早くなった」
「残業が減った」
と実感される方も多くいらっしゃいます。

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■ Excelの使い方を変えるだけで、働き方は変わります

仕事が終わらない原因は、
能力や努力不足ではなく、
Excelの使い方にあることも少なくありません。

2月後半のこのタイミングで、
一度立ち止まり、
Excelの基本を見直してみませんか？

その一歩が、
年度末を余裕をもって迎えるための
大きな助けになるはずです。

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