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MOS試験(2019・365対応)、カーボンニュートラル検定試験会場でもあり、教育訓練給付金制度も利用できるパソコン教室！「長岡天神駅」から徒歩8分のハロー！パソコン教室　西友長岡校のインストラクターの永見です。

突然ですが、仕事でChatGPTを使っていますか？今こそ身につけたいAI活用スキル

「ChatGPTという名前は知っているけれど、仕事では使ったことがない」

「AIを活用すると便利そうだけれど、具体的な使い方がわからない」

「ExcelやWordの作業を、もっと効率よく進めたい」

このように感じていませんか？

近年、文章作成や情報整理などに生成AIを活用する方法が注目されています。

仕事でパソコンを使う20代・30代・40代の方にとっても、AIの基本的な使い方を知っておくことは、スキルアップの選択肢の一つになります。

大切なのは、AIだけに頼ることではありません。

Word・Excel・PowerPointなどの基本スキルにAI活用を組み合わせ、仕事の効率化につなげることです。

今回は、ChatGPTを仕事に活用する具体例と、これから身につけたいPCスキルについてご紹介します。

1．ChatGPTで仕事の文章作成をサポート

仕事では、メールや案内文、報告書など、さまざまな文章を作成します。

しかし、

「丁寧なメールの表現が思いつかない」 「文章を簡潔にまとめたい」 「資料の構成を考えるのに時間がかかる」

と悩むこともあるのではないでしょうか。

ChatGPTは、こうした文章作成の下準備に活用できます。

例えば、次のように依頼します。

入力例

「取引先に打ち合わせの日程変更をお願いするメールの下書きを作成してください。丁寧で簡潔なビジネス文書にしてください」

このように目的や相手、希望する文章の雰囲気を伝えると、メールの下書きを作る手助けになります。

生成された文章は、そのまま送るのではなく、日時や相手の名前、内容に誤りがないかを確認してから使用しましょう。

2．Excelの疑問をChatGPTに質問する

事務職や営業職などでよく使われるExcelも、AIを活用できる分野の一つです。

例えば、

• IF関数の使い方を知りたい

• 条件に合うデータを集計したい

• 表の作り方を相談したい

• エラーの原因を調べたい

• 作業を効率化する方法を知りたい

といった疑問を、ChatGPTに文章で質問できます。

質問例

「Excelで、売上が10万円以上の場合は『達成』、それ未満の場合は『未達成』と表示するIF関数を、初心者にもわかるように説明してください」

このように具体的に質問すると、関数の書き方や考え方を学ぶ手助けになります。

ただし、AIが提示する数式や操作方法が、必ずしも自分のExcelデータに適しているとは限りません。実際のデータで動作を確認し、必要に応じて修正することが大切です。

AIに答えを出してもらうだけでなく、操作の意味を理解して使えるようになることを目指しましょう。

3．PowerPointの資料作成にも活用できる

プレゼン資料や社内説明用のスライドを作るとき、最初に悩むのが「何を、どの順番で伝えるか」という構成です。

ChatGPTは、資料の構成やアイデアを整理する際にも役立ちます。

例えば、

「新商品の社内説明会で使うPowerPoint資料の構成を5枚程度で考えてください。商品の特徴、対象となる顧客、導入メリットを含めてください」

と依頼すれば、スライドの構成案を検討する材料になります。

その構成をもとにPowerPointで資料を作成し、見やすいレイアウトや図表を整えていきます。

AIでアイデアを整理し、PowerPointで伝わる資料に仕上げる。

このように、それぞれの得意な部分を組み合わせて使うことがポイントです。

4．AI時代でも、パソコンの基本スキルは大切

ChatGPTが便利だからといって、ExcelやWordなどの基本操作が不要になるわけではありません。

AIが作成した文章をWordで整えたり、Excelに数式を入力したり、PowerPointで資料を完成させたりするには、それぞれのソフトを扱うスキルが必要です。

また、AIの回答には誤りが含まれる場合があります。内容を確認し、自分で判断できる力も欠かせません。

仕事でAIを活用するなら、次の3つを意識しましょう。

① Officeの基本操作を身につける

Word・Excel・PowerPointを使って、文書・表・資料を作成できるようにする。

② AIへの質問の仕方を覚える

目的、条件、希望する形式などを具体的に伝える。

③ 出力された内容を確認する

事実関係や数式、文章の内容を自分で確認してから利用する。

なお、業務上の機密情報や個人情報をAIに入力する場合は、勤務先のルールや利用するサービスの設定を確認し、許可されていない情報は入力しないようにしましょう。

5．10月から始めるPCスキルアップの進め方

「AIも覚えたいし、Excelも勉強したい。でも、何から始めればいいかわからない」

という方は、現在の仕事や目指す仕事に合わせて、学習する内容を整理してみましょう。

例えば、年内の目標を次のように設定する方法があります。

これは一例です。すでにExcelを使える方なら関数やデータ集計から始めてもよいですし、転職を目指す方ならWord・Excelの基礎やMOS資格対策を優先する方法もあります。

大切なのは、自分に必要なスキルを選び、一つずつ身につけていくことです。

長岡京市でExcel・Word・AIを学ぶなら

ハロー！パソコン教室西友長岡校では、パソコンの基本操作から、Word・Excel・PowerPoint、MOS資格対策など、目的に合わせた学習をサポートしています。

「Excelの関数を基礎から学びたい」 「仕事で使うWordの書類作成を覚えたい」 「転職に向けてPCスキルを身につけたい」 「ChatGPTを使ってみたいけれど、何から始めればよいかわからない」

このようなお悩みはありませんか？

個別指導なので、わからないところを確認しながら、自分のペースで学習できます。

AIを活用するためにも、まずはパソコンの基本操作やOfficeソフトの使い方を身につけておくことが役立ちます。

仕事の効率化も、転職に向けたスキルアップも、まずは一歩踏み出すことから。

10月から、これからの仕事に役立つパソコンスキルを身につけてみませんか？

ハロー！パソコン教室西友長岡校で、あなたの目的に合った学習を始めましょう。

 

 

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