年度末前のExcel整理術
こんにちは！
MOS試験(2019・365対応)、カーボンニュートラル検定試験会場でもあり、教育訓練給付金制度も利用できるパソコン教室！「長岡天神駅」から徒歩8分のハロー！パソコン教室 西友長岡校のインストラクターの永見です。
2月後半になると、企業では一気に「年度末モード」に入ります。
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売上集計
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経費精算
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取引先提出資料
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年度報告資料
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来期準備資料
これらの業務の多くは Excel（エクセル） で管理されています。
しかし実際には、
✔ 必要なファイルがすぐに見つからない
✔ 数式が壊れていて集計が合わない
✔ 手入力が多くミスが発生している
✔ 前任者の作ったファイルの仕組みが分からない
といった問題が、毎年のように発生しています。
年度末の残業が増える原因の多くは、
繁忙そのものではなく、Excel管理の非効率さにあります。
そこで重要になるのが、
「2月中に行うExcel整理」です。
なぜ2月が“Excel見直しの最適タイミング”なのか
3月に入ると、多くの企業で業務量が急増します。
集計・確認・提出の連続で、改善をする時間はほとんど取れません。
一方、2月後半は
「まだ間に合う最後の準備期間」です。
この時期に
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データ管理の整理
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ファイル構造の見直し
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数式の再確認
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テンプレート化
を行うことで、
年度末の作業時間を大幅に短縮できます。
これは単なる整理ではなく、
業務効率化と残業削減に直結する対策です。
年度末前に実践すべきExcel整理術【3つのポイント】
① フォルダ・ファイル管理の最適化
まず見直したいのが、ファイル構造です。
よくある例：
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デスクトップにファイルが散乱
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「新しいフォルダ」「最新版2」など曖昧な名称
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年度が混在している
改善策としては、
✔ 年度別フォルダを作成（例：2024年度／2025年度）
✔ 月別管理に統一
✔ ファイル名に「内容＋年月」を明記
例：
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売上管理_2025年2月.xlsx
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経費集計_2024年度.xlsx
検索時間が短縮されるだけでなく、
ミス防止にもつながります。
② 数式・関数の再確認
年度末は「集計ミス」が最も起きやすい時期です。
原因の多くは、
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範囲がずれたSUM関数
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手入力による上書き
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不要な非表示列
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コピーミスによる参照エラー
特に事務職の方に多いのが、
「なんとなくコピーして使っている状態」です。
このタイミングで、
✔ 数式が正しく入っているか
✔ 手入力部分が多すぎないか
✔ 表の構造がシンプルか
を確認するだけで、
作業時間と精神的負担は大きく減ります。
③ テンプレート化による業務標準化
毎年同じ資料を作成していませんか？
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月次売上報告
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年間集計表
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予算管理表
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顧客管理一覧
これらはテンプレート化することで、
翌年以降の作業時間を劇的に削減できます。
「原本ファイル」を作り、
そこからコピーして使用する仕組みにするだけで、
✔ 書式崩れ防止
✔ 数式ミス防止
✔ 作業の属人化防止
につながります。
Excel整理がもたらす3つの効果
1. 業務効率化
無駄な探し物・修正作業が減る
2. 残業削減
集計時間の短縮に直結
3. ミス削減
提出前修正や差し戻しが減少
特別な高度スキルは必要ありません。
必要なのは「正しい基本操作と整理の習慣」です。
事務職こそExcel基礎力が差を生む
Excelは“使えているつもり”になりやすいソフトです。
しかし実際には、
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正しい表の作り方
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効率的な入力方法
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関数の基本理解
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データ管理の考え方
が身についていないケースが多く、
それが業務効率の差になります。
年度末は、
「Excelスキルの差」が最も表面化する時期です。
だからこそ2月は、
スキルを見直す絶好の機会なのです。
まとめ｜2月のExcel整理が3月を変える
年度末に慌てないために必要なのは、
特別な裏技ではありません。
✔ ファイル整理
✔ 数式確認
✔ テンプレート化
この3つを実践するだけで、
業務効率化と残業削減は実現できます。
3月に入る前の今こそ、
Excel環境を整え、余裕のある年度末を迎えませんか？
その一歩が、
年度末を余裕をもって迎えるための大きな助けになるはずです。
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